如何高效處理繁雜的職場郵件

　　郵件作為現(xiàn)代職場中不可或缺的交流工具，給我們帶來許多便利。但日復(fù)一日繁雜的郵件處理，有時便會影響正常工作，遇到這樣的情況時如何解決呢?

　　在我服務(wù)過的四家企業(yè)中，都不同程度地用到電子郵件，少則每天一兩封，多則每天上千封郵件。如何處理這些郵件有時就像處理來襲的馬蜂一樣，讓人痛苦不堪。

　　選擇與素質(zhì)高的人進行郵件溝通

　　與低素質(zhì)、低水平的人溝通時就會產(chǎn)生代溝，您的理念與對方的理念不同時，很難產(chǎn)生共鳴，雙方的立場不同導(dǎo)致的結(jié)果不同，您在郵件中講的事情已經(jīng)很清晰了對方還是不能理解或者理解錯誤。與這樣的人溝通最簡單有效的辦法就是面對面講話或電話溝通。少用文字性的材料。

　　寫郵件時注意格式和內(nèi)容

　　郵件正文開始要寫稱呼，這表示對人的尊稱。如果既不寫 姓名又不寫稱謂，表示您在藐視對方。這是寫郵件的大忌。很多朋友在郵件中與對方溝通，只一次就永遠的沒有回音了，就是沒有稱謂。這叫像結(jié)婚是為了生孩子， 但如果一見鐘情的男女一見面就說“我們生孩子吧”，會有什么樣的結(jié)果?

　　郵件要注意條理性。給對方寫郵件時盡量用1、2、3、4等一條一條列清楚，每一條講 什么內(nèi)容，采用遞進式展開，對方會覺得與您這樣一樣有內(nèi)涵的人溝通是一件快樂的事。如果從頭到尾講了一大堆話，別人看不了來到底講了什么，再多內(nèi)容又有什 么用呢?穿五件破衣服和穿一件羊毛衫，給人的感覺與自己的感覺會有天壤之別。寫郵件時千萬別穿五件破衣服，盡量穿一件體面的羊毛衫。

　　對于郵件用語，要禮貌地用詞，哪怕對方是您的下屬，也盡可能地用“您”，而少用“你”，郵件中更不可以有輕浮的詞語和 粗口的內(nèi)容。需要對方配合時，要用“請”。人本身無貴賤之分，如果從郵件中體現(xiàn)貴賤，那只能說明您自以為高貴，而不把別人放在眼里，或者只是例行公事。這 樣的郵件往往起到的是反作用。

　　給對方問題或提議、要求時，一定要告訴對方慶什么進修給予回復(fù)。當(dāng)別人給自己的郵件中也有這樣的提示時，自己應(yīng)該每過 一段時間就向?qū)Ψ綀蟾嬉淮问聭B(tài)的進展情況。如果對方對自己的要求既沒有提前告訴對方能否做，有什么困難，到期了對方不催促時還不報告對方，這是相當(dāng)無禮的 舉動。給對方一種不可信或不重合作的感覺。為了避免這種事情發(fā)生，自己最好隨身帶一小本記事本，把對方給自己的要求排成時間表，定期查看，總結(jié)與分析結(jié) 果。及時匯總處理。

　　郵件的結(jié)尾盡量給對方一些祝?；蚨Y貌詞語。這些事情可能需要花您一分鐘的時間，但帶來的效果卻不是一分錢的結(jié)果。我在 招聘過程中，很多來面試者事先都會做題，我在發(fā)出試題時就用這樣的方法，他們來面試完了無論結(jié)果如何，總要見見我。我其實人很丑陋，但就是因為比別人多做 了那么一點點功課，為企業(yè)提升了形象。同樣地，與朋友交流時，這樣做，您會得到更多高水平的朋友。

　　寫郵件注意選擇對象

　　對于需要多人同時知會的郵件，需要在標題上注明“請全體知會”、“供參考”、“請在XX之前回復(fù)”等。對于重要的內(nèi) 容，在標題上可注明一到五個不等的星星，如★★★★★☆☆☆☆☆，數(shù)量越多，代表越重要。對于無關(guān)的人，千萬不要發(fā)郵件給他，一方面導(dǎo)致信息泄露，另一方 面，增加無關(guān)人員的工作量(閱讀和處理郵件是需要花費時間的)。對僅需要知會就行了的人，應(yīng)在郵件中注明“請XXX XXX知會”，請“XXX XXX在XX月XX日XX時XX分前回復(fù)”等。給不同的人寫郵件時，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容不同進行相應(yīng)的措詞。除非萬不得已，否則建立不要搞郵件群發(fā)。當(dāng)然，企業(yè)中 的通知、宣布政令等嚴肅的事情不在此列。

　　如何處理附件

　　某些電子郵件在打開附件時需要花很長時間，這給郵件使用者帶來時間的浪費。 為了避免這樣的事情影響他人工作，建議在發(fā)送附件時，如果能直接復(fù)制后粘貼到郵件中的，如Word的DOC、DOCX類文檔，EXCEL的XLS、 XLSX類文檔，可以直接選中內(nèi)容，復(fù)制和粘貼入郵件。但對于內(nèi)容較多的附件，不建議使用此方法。

　　同時發(fā)送多個附件時，建議先將附件的名稱做相應(yīng)的修改或調(diào)整，以便對方歸類存檔，之后將其進行壓縮，這樣可以減少發(fā)送和接收的時間。

　　適時的郵件備份與分類

　　現(xiàn)在的所有郵件都有備份與分類功能，對其進行分類備份是為了數(shù)據(jù)的安全性，也便于郵件的查詢與后期歸類處理。

　　當(dāng)然，以上方案是我從工作中總結(jié)所得經(jīng)驗，由于工作的環(huán)境和接觸的人不同，各位可使用的內(nèi)容不盡相同，僅供參考。真誠的祝愿各位能通過郵件處理更多工作，使其更高效!